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Teams・Copilot で使う
BookSync を Teams に追加すると、Microsoft 365 Copilot に話しかけるだけで、勤怠と経費の入力、領収書の添付、提出、承認と差し戻しができます。
使うための条件
- 会社で Microsoft 365 を使っていて、Teams と Copilot が使えること。有料の Microsoft 365 Copilot ライセンスがなくても、無料の Copilot Chat で使えます
- BookSync に登録したメールアドレスと、Microsoft 365 のサインインのアドレスが同じであること
1. BookSync を Teams に追加する
BookSync は Teams のアプリストアにあります。社員それぞれが自分で追加できます。
- Teams の左メニューで「アプリ」を開きます。
- 検索欄に「BookSync」と入れます。
- BookSync を選び、「追加」を押します。
BookSync が見つからない、または追加できないときは、会社でストアのアプリが制限されています。会社の Microsoft 365 の管理者に、BookSync を許可してもらってください。
2. Copilot で BookSync を使い始める
初めて使うときだけ、Microsoft アカウントでのサインインが必要です。そのあとは話しかけるだけで使えます。
- Teams の左メニューで「Copilot」を開きます。
- エージェントの一覧から「BookSync」を選びます。
- 「Show my timesheet for today」など、何か話しかけます。
- 初回は「Sign in to BookSync」が出るので押し、会社の Microsoft アカウントでサインインして許可します。
- サインインが終わると、BookSync が質問に答えます。
BookSync は、サインインした Microsoft アカウントのメールアドレスで、BookSync の利用者を探します。そのため、BookSync の「Users」に同じアドレスで登録されている必要があります。他の会社から招かれたゲストのアカウントでは使えません。
3. できることと、話しかけ方の例
Copilot からの操作も、BookSync の画面と同じルールで動きます。たとえば、承認済みの日には勤怠を足せず、自分の申請は承認できません。
| やりたいこと | 話しかけ方の例 | 補足 |
|---|---|---|
| 今日の勤怠を見る | Show my timesheet for today | 日付を指定してもよい |
| 勤怠を入れる | Log 2 hours for Brookfield Dental, monthly bookkeeping, today | 15分単位に丸められる。取引先やプロジェクトが絞れないときは、Copilot が聞き返す |
| 勤怠を提出する | Submit my timesheet for today | その日の下書きがまとめて提出される |
| 経費を入れる | Add a $45 lunch expense for Harbor Logistics today | 取引先が必要。どの経費レポートに入れるか(既存の下書きか新規か)を聞かれる |
| 経費レポートを提出する | Submit my expense report | 下書きのレポートから選ぶ |
| 承認待ちを見る | What is waiting for my approval? | 承認する権限のある人だけ。BookSync の「Approvals」と同じ一覧 |
| 承認する | Approve Sarah's timesheet for Oct 5 | 勤怠、経費レポート、レポートに入っていない経費を承認できる |
| 差し戻す | Send back Sarah's expense report, the hotel receipt is missing | 理由を言わなかったときは Copilot が聞き返す。理由は申請した人の BookSync に表示される |
| 領収書を添付する | Give me a link to attach a receipt to my latest expense | 経費を入れた直後にも、Copilot が添付用のリンクを出す |
| 承認の前に領収書を確かめる | Show me the lines and receipts of Sarah's expense report | 承認する権限のある人だけ。領収書ごとにリンクが付く |
領収書を添付する
チャットの中には領収書を直接アップロードできないので、Copilot が添付用のリンクを出します。
- 経費を入れたあと、Copilot が出すリンクを押します。前に入れた経費のときは、その経費の領収書リンクを頼みます。
- アップロードの画面が開きます。スマホなら写真を撮り、パソコンならファイルを選びます。
- その経費に領収書が付きます。
リンクは1回だけ使えて、10分で切れます。できるのは、その経費1件に領収書を足すことだけです。切れていたら、Copilot にもう一度頼んでください。
領収書を確かめる
Copilot が出す領収書のリンクは、BookSync の画面で領収書を開きます。
- そのブラウザで BookSync にサインインしていれば、そのまま表示されます。していなければ、サインインすると領収書の画面に戻ります。
- 開けるのは、BookSync でその領収書を見られる人だけです。経費を出した本人、Reviewer・Admin・Owner、その会社に入ることを許された会計事務所です。それ以外の人には、リンクを転送されても「You don't have permission to view this receipt」と出て見られません。
4. うまくいかないとき
| こんなとき | 確かめること |
|---|---|
| Teams のアプリで BookSync が見つからない、追加できない | 会社でストアのアプリが制限されていないか。管理者に BookSync を許可してもらう |
| Copilot に BookSync が出てこない | BookSync を追加してから少し時間をおく。Teams を再起動する |
| サインイン後も「アクセスできない」と言われる | BookSync の「Users」に、Microsoft 365 と同じメールアドレスで登録されていて、状態が Active か |
| 取引先やプロジェクトが見つからないと言われる | BookSync に登録された名前で話しかけているか。似た名前が複数あるときは、Copilot が候補を出して聞き返す |
| 承認待ちが見られない | その人の役割が reviewer、admin、owner のどれかか(member は承認できない) |
| 「差し戻しや領収書の添付はできない」と Copilot に言われる | Copilot が古い BookSync を使っている。Copilot で BookSync を外して入れ直し、新しいチャットを始める |
| 領収書のリンクを開くとサインインを求められる | 正常な動きです。BookSync にサインインすると領収書が開く |
| 領収書のリンクで「権限がない」と出る | 見られるのは、経費を出した本人、承認する人、Owner だけ |