管理者

請求書の作成

承認済みの勤怠と、取引先に請求する経費から請求書を作り、QuickBooks Online に作成します。BookSync の仕事は「QuickBooks に請求書を作るところまで」です。取引先への送付、消費税(Sales tax)、入金の管理は QuickBooks で行います。

使えるのは管理者(Owner / Admin)だけです。請求書に入れた勤怠と経費は、金額に関わる項目(日付、時間、案件など)が変更できなくなります。

作る前に:必要な設定

初回だけ、次の設定を済ませます。

設定	場所	やること
請求書機能をオン	Settings → Company Settings → Invoices	「Make invoices in BookSync」にチェック。オンにすると左メニューに「Invoices」が出る
QuickBooks との接続	Settings → QuickBooks Connection	「Connect to QuickBooks」で接続する
取引先の対応	Settings → Customer Mapping	BookSync の取引先を QuickBooks の顧客に紐づける
請求に使う品目	Invoices → Invoice settings	「QuickBooks item for time」と「QuickBooks item for expenses」を選んで「Save settings」
時間単価	Invoices → Hourly rates	人ごとに1時間あたりの単価を入れる。適用開始日つきで、作業日に有効な単価が使われる
案件の請求方法	Settings → Clients & Projects → 案件を編集	「Billed by the hour」(時間課金)か「Fixed fee」(固定料金)を選ぶ

単価を上げるときは、新しい単価を適用開始日つきで追加します。それより前の作業は古い単価のまま請求されます。

請求書に載るのは次の条件に合うものだけです。

固定料金の案件の勤怠は、請求書には出ません。固定料金は「Other lines」で行を足して請求します。

左のメニュー「Invoices」を開き、「New invoice」を押す
「Client」で取引先を選ぶ(保存後は変えられない)
必要なら「Project (optional)」で案件を絞る。空ならその取引先の全案件
「Period from」「Period to」で請求する期間、「Invoice date」で請求日を入れる(最初は先月分と今日が入っている)
「Time on the invoice」で、勤怠を請求書にどう書くか選ぶ
- One line:全部を1行にまとめる(内訳は説明文に入る)
- One line per person and project:人と案件ごとに1行
- One line per time entry:勤怠の記録ごとに1行
取引先への一言があれば「Message to the client」に入れる(請求書に印刷される)

取引先と期間を選ぶと、下に「Time」と「Billable expenses」が並びます。

Time:勤怠は最初から全部チェックが入っています。今回請求しないものはチェックを外します。外した分は次の請求書でまた出てきます
単価:「Rate ($/h)」はこの請求書だけ変えられます。期間の途中で単価が変わった人は、単価ごとに行が分かれます
内訳:行の左の ▶ を押すと、勤怠の記録が1件ずつ見えます
請求しない勤怠:今後も請求しないものは、内訳の「Never bill」を押します(理由は任意)。やっぱり請求するときは、Time の下の「Never billed」を開いて「Bill again」を押します
Billable expenses:経費は最初はチェックが入っていません。請求する経費にチェックを入れます

その下で、必要に応じて行と値引きを足します。

Other lines:「Add a line」で、固定料金や実費などの行を手で足す(品目、説明、数量、単価)
Discount:「Amount ($)」か「Percent (%)」で値引き。QuickBooks の設定(Account and settings → Sales)で Discount をオンにしておく必要がある

一番下の「On the invoice」が、請求書に載る内容そのものです。上で選んだ内容がすぐ反映されます。

合計は「Total (before tax)」で、税抜きです。消費税は QuickBooks 側で足されます。問題があると、合計の下に注意が出ます。

「Create in QuickBooks」が押せないときは、保存していない変更があるか、問題が残っています。ボタンにマウスを乗せると理由が出ます。

「Invoice no.」は、QuickBooks で請求書番号を自分で入れる設定のときだけ出ます。空のままなら次の番号が使われます。

やめるときは「Delete draft」で下書きを削除します。入っていた勤怠と経費は「まだ請求していない」に戻ります。

BookSync から取引先にメールは送られません。「Open in QuickBooks」で QuickBooks の請求書を開き、そこから送付してください。

「Invoices」の一覧で、請求書ごとの状態を確かめられます。上のボタンで「Not in QuickBooks yet」(まだ作っていない)、「In QuickBooks」、「Cancelled」、「All」を切り替えます。

14日以上そのままの下書きには「Old draft」と出ます。作り忘れに気をつけてください。

QuickBooks に作った請求書は、BookSync では編集できません。「What was sent」に送った内容が残ります。

取引先への送付、入金の記録、消費税はすべて QuickBooks で行います。BookSync では入金済みかどうかは分かりません。

下書きに入った時点で、日付・時間・案件・取引先・金額などは変更できなくなります。説明文は変えられます。直したいときは、先に請求書から外してください(下書きならチェックを外して保存、作成済みなら上の「間違えたとき」)。