管理者

QuickBooks への送信

承認済みの経費だけを QuickBooks Online に送れます。送った経費は QuickBooks 側で「支出(Purchase)」として1件ずつ作られます。

流れは4つです。

QuickBooks 側にはこう作られます。

BookSync の内容	QuickBooks での扱い
経費1件	支出(Purchase)1件
Paid with の口座	支払い元。クレジットカード口座ならカード払い、それ以外は現金払い
返金(マイナスの金額)	クレジット(返金)として作成
支払先(Merchant)	QuickBooks に無ければ仕入先として自動で作成
番号	伝票番号に BS-xxxx が入る
領収書	添付できる場合は一緒に送る

送る前に:接続と対応付け

初回だけ、次の設定が必要です。どれも「Settings」から開けます(管理者のみ)。

設定	場所	やること
QuickBooks との接続	Settings → QuickBooks Connection	「Connect to QuickBooks」を押し、QuickBooks にサインインして許可する
支払い元の口座	Settings → QuickBooks Connection	立替経費(My expense / reimbursements)をどの口座から払ったことにするかを決める
経費カテゴリの対応	Settings → Expense Mapping	BookSync のカテゴリ(Hotel, Meals など)を QuickBooks の勘定科目に紐づける
取引先・案件の対応	Settings → Customer Mapping / Project Mapping	BookSync の取引先・案件を QuickBooks の顧客に紐づける

カードで払った経費は、経費に入っている「Paid with」の口座がそのまま支払い元になります。未設定のままだと、その経費は「Blocked」になり送れません。

詳しい接続の手順は「はじめに」の4章にあります。

左のメニュー「QuickBooks」を開くと、最初に「Send to QuickBooks」タブが出ます。ここには承認済みで、まだ送っていない経費が並びます。

Blocked の経費は選べません。「Merchant / Issues」の列に赤字で理由が出るので、下の「止まったとき」を見て直してください。赤でない注意書きは警告だけで、そのまま送れます。

バッチを作っただけでは、まだ QuickBooks には届いていません。バッチの画面で送信して初めて作られます。

「History」タブには、今までのバッチと送信結果が並びます。一部だけ失敗した場合は、理由を見て直してから、同じバッチの画面で「Retry sending to QuickBooks」を押します。送れた分は飛ばされるので、二重には作られません。

まちがえて作ったバッチは、開いて「Delete batch」を押すと消せます。中の経費は「Send to QuickBooks」に戻ります。消せるのは、QuickBooks に何も送っていないバッチ(まだ送っていない、または全部失敗した)だけです。

「Problems」タブに、送れない経費とその理由がまとまっています。理由ごとの「Fix」を押すと、直す画面に飛びます。

表示される理由	直し方
Expense Category Mapping Missing	「Map categories →」で、そのカテゴリを QuickBooks の勘定科目に紐づける
Paid With / Payment Account Missing	「Set payment accounts →」で立替経費の支払い元口座を設定する。カードの経費なら「Paid with」を選ぶ
Client QBO Mapping Missing	「Map clients →」で取引先を QuickBooks の顧客に紐づける
Project QBO Mapping Missing	「Map projects →」で案件を紐づける

直したら「Send to QuickBooks」タブに戻ると、その経費が Ready に変わっています。

全部の経費が失敗するときは、QuickBooks との接続が切れているかもしれません。「Connection」タブで「Check connection now」を押して確かめ、切れていたらつなぎ直してください。

送った経費は BookSync では編集できなくなります。送信の取り消しもありません。

間違いを減らすには、「Create Export Batch」の前に一覧の金額とカテゴリを確かめるのが確実です。